Facturas y emisores

Facturación electrónica es una aplicación propia, con su sección en el menú lateral. No depende de Salud ni de la agenda: la puede usar cualquier organización que facture en Ecuador.

Antes de empezar

Hacen falta dos cosas, y las dos son independientes:

1. Tu plan incluye la facturación electrónica. Es un extra del plan. Si no lo incluye, las pantallas muestran el aviso No incluida en tu plan; pide a soporte que la active.
2. La aplicación está activada, en Configuración → Aplicaciones → Facturación electrónica. Sin eso la sección no aparece en el menú.

Permisos

Cada operación tiene su permiso, y un administrador los reparte por rol en Roles y permisos:

Permiso	Qué permite
invoicing.invoices.read	Ver las facturas y descargar su RIDE
invoicing.invoices.issue	Emitir facturas
invoicing.issuers.manage	Registrar emisores y subir su certificado de firma

Al activar la aplicación, los roles de administrador reciben los tres. Registrar un emisor es entregar la firma de la clínica: dáselo solo a quien corresponda.

Registrar un emisor

En Facturación electrónica → Emisores, con Registrar emisor:

• RUC y razón social de quien factura, y opcionalmente su nombre comercial.
• Dirección matriz, la del RUC tal como consta en el SRI. Es obligatoria: va en cada factura.
• Régimen (general, RIMPE emprendedor o RIMPE negocio popular), contribuyente especial si lo eres, y si estás obligado a llevar contabilidad. Al escribir el RUC se sugiere: las sociedades suelen estarlo y las personas naturales no; revísalo, porque se declara en cada factura.
• Establecimiento y punto de emisión, tres dígitos cada uno (normalmente 001 y 001).
• Ambiente SRI. Empieza en Pruebas: en Producción cada factura tiene validez tributaria.
• El certificado de firma (.p12) y su clave.

El certificado se envía al motor de facturación y no se guarda en Xenpia. La tabla de emisores muestra si está vigente y cuándo vence: un certificado vencido hace que el SRI rechace todas las facturas.

Editar, cambiar de certificado o eliminar

Cada fila de la tabla de emisores tiene dos botones:

• Editar cambia razón social, dirección, régimen, contabilidad, contribuyente especial, ambiente, establecimiento y punto de emisión sin volver a subir el certificado. Para cambiar de certificado, sube el .p12 nuevo con su clave: reemplaza al anterior. El RUC no se edita: otro RUC es otro emisor.
• Un emisor al que le falta la dirección matriz aparece marcado en rojo: edítalo antes de emitir, o el SRI rechazará la factura.
• Eliminar deja de mostrar el emisor y ya no se puede emitir con él. Las facturas emitidas se conservan. Si más adelante vuelves a registrar el mismo RUC, el emisor se reactiva.

Un RUC solo puede estar registrado en una organización: si otra ya lo tiene, el registro se rechaza.

Emitir una factura

En Facturación electrónica → Facturas, con Emitir factura:

1. Elige el emisor. Si solo hay uno, ya viene elegido.

2. Elige el cliente entre tus contactos: búscalo por nombre, documento, email o teléfono. Si no existe, Nuevo contacto lo crea ahí mismo. Sus datos se cargan solos. El nombre y el documento vienen de la ficha del contacto y no se cambian en la factura; si la ficha no los tiene, los escribes y quedan guardados en ella (la cédula y el RUC se validan al escribirlos). Email, teléfono y dirección se pueden ajustar y también se guardan en la ficha.

   ¿Te piden la factura a otro nombre? (un familiar, una empresa): elige o crea ese contacto en el mismo buscador. Así la factura queda a nombre de quien corresponde y esa persona o empresa queda registrada para la próxima vez.

3. Detalle: una línea por producto o servicio, con descripción, cantidad, precio sin IVA y el IVA que le corresponde (15 %, 5 % o 0 %). El IVA es obligatorio en cada línea: tú decides qué lleva impuesto y qué no, el sistema no lo supone. Agregar línea suma otra.

4. Debajo ves el subtotal por tarifa, el IVA y el total estimados. El importe oficial lo calcula el motor de facturación.

La factura queda enlazada al contacto, así que sus datos fiscales se mantienen en un solo lugar.

La factura aparece en la tabla con su estado ante el SRI:

Estado	Qué significa
Pendiente	Enviada, esperando la respuesta del SRI. Se actualiza sola en cuanto el SRI responde; no hace falta volver a emitirla
Autorizada	Válida. Ya puedes descargar el RIDE
Rechazada	El SRI la devolvió; debajo del estado se muestra el motivo

El buscador de la tabla encuentra una factura por número, nombre del cliente, documento o clave de acceso. El botón de descarga de cada fila baja el RIDE en PDF.