El calendario
En Agenda → Calendario. Cuatro vistas: Día, Semana, Mes y Agenda. Abre por defecto en día, que es la que más se usa en el mostrador.
En la vista de día, si hay varios recursos visibles, cada uno ocupa su propia columna. Es la forma cómoda de ver de un vistazo cómo va la mañana de cada profesional. Si hay más columnas de las que caben, la grilla se desplaza hacia los lados en vez de apretarlas.
Cada cita se lee en una línea: hora y paciente, y el servicio debajo si la cita es larga. Al pasar el ratón por encima se ve el detalle completo. Las citas que coinciden en hora se ponen lado a lado, sin taparse.
La vista semana con muchas citas
En la cuadrícula por horas, las citas que coinciden se reparten el ancho del día; con cuatro o más a la misma hora ya no se lee ninguna. Por eso la semana tiene tres modos, en el selector que aparece junto a los filtros cuando estás en Semana:
| Modo | Qué hace |
|---|---|
| Automático (por defecto) | Cuadrícula normal. Si algún día de la semana tiene 4 o más citas a la vez, cambia sola a lista |
| Cuadrícula | Siempre la cuadrícula por horas. Es la única en la que se pueden arrastrar citas |
| Lista | Una fila por cita en cada día (hora · paciente), ordenada, con el color de su estado |
En la lista, al pulsar una fila se abre la cita. Si un día no cabe, al final aparece «+N más · ver el día»: ese botón, o el nombre del día arriba, abre la vista día de esa fecha. El modo que elijas se recuerda en ese navegador.
Mientras se cargan las citas aparece una barra de progreso encima del calendario. Lo que ya se veía queda atenuado hasta que llega lo nuevo.
Filtros
Arriba puedes filtrar por:
| Filtro | Qué hace |
|---|---|
| Sede | Las citas de esa sede. Los profesionales que atienden en varias sedes (los que no tienen sede fija) siguen apareciendo |
| Piso | Solo si tus recursos tienen piso (ver abajo) |
| Tipo de recurso | Por ejemplo, solo Consultorios o solo Médicos. Puedes elegir varios |
| Etiquetas | Los recursos que tengan alguna de las etiquetas elegidas, por ejemplo «Pediatría» |
| Recurso | Uno en concreto. La lista se reduce a lo que dejan los filtros anteriores |
Tipo, piso y etiqueta se aplican también a las citas y bloqueos de las vistas de semana, mes y agenda, no solo a las columnas. Xenpia recuerda en cada navegador los tipos y etiquetas que elegiste.
Las etiquetas de recurso se crean en Configuración → Etiquetas eligiendo «Se aplica a: Recursos de agenda», y se ponen en la ficha de cada recurso (ver Recursos).
Solo con citas
En la vista de día, el interruptor Solo con citas (encendido por defecto) oculta los recursos que ese día no tienen ninguna cita ni bloqueo. Al lado se ve cuántos se están mostrando, por ejemplo «Mostrando 8 de 40». Apágalo para ver todos.
Se muestran todos igualmente cuando:
- eliges un Recurso concreto, aunque no tenga citas;
- activas Bloquear horario o Solo atender, para poder cerrar una agenda vacía;
- ningún recurso tiene citas ese día (lo avisa un mensaje).
Buscar a un paciente
El buscador Paciente o cédula deja en el calendario solo las citas que coinciden con lo que
escribes: el nombre del paciente (con o sin tildes) o su número de identificación. La cédula se
puede escribir con o sin puntos o guiones: 1710034065 y 171.003.4065 encuentran lo mismo. Busca
entre las citas del rango que tienes a la vista, así que para encontrar una cita de otro mes hay
que ir a ese mes, o usar el listado de citas con su rango de fechas.
El listado de citas tiene el mismo buscador, que además mira el profesional, el servicio y la sede, y muestra la cédula debajo del nombre del paciente.
Filtrar por piso
Si tus recursos tienen Piso (se pone en la ficha del recurso, ver Recursos) y hay más de uno, aparece también el filtro Piso. Al elegir un piso, el calendario muestra solo las columnas, las citas y los bloqueos de los profesionales de ese piso, y el selector de Recurso se reduce a ellos. El listado de citas tiene el mismo filtro.
Xenpia recuerda en cada navegador el último piso que elegiste. La primera vez abre en el piso que tenga asignado tu cuenta, si lo tiene, y si no, en «Todos los pisos».
El filtro solo ordena lo que ya puedes ver. Quien puede ver toda la agenda puede elegir cualquier piso, o «Todos los pisos». Para que alguien vea únicamente ciertas citas se usan los permisos de su rol (ver Usuarios y roles).
En el listado de citas y en Hoy
Agenda → Citas tiene los mismos filtros de tipo de recurso y etiquetas, y el selector de recurso se reduce a la sede elegida (más los que atienden en todas). Mientras llegan las filas se ve una barra de carga, no el mensaje de «sin citas».
Agenda → Hoy también permite filtrar la cola por tipo y etiqueta. Se actualiza sola cada minuto mientras la pestaña está a la vista, y al volver a ella; la hora de la última actualización se ve arriba a la derecha.
Crear una cita
Se pulsa en un hueco libre del calendario y se abre el formulario. También puedes crearla desde el listado de citas.
Pide el paciente o cliente (se busca entre tus contactos), la fecha y hora, y el servicio, el recurso y la sede. Al guardar, la cita queda registrada como creada desde el escritorio.
Mover una cita
Se arrastra a otro hueco. Sale un aviso de que la cita se reagendó.
También desde el detalle de la cita (en el calendario o en el listado): junto a Cuándo, el botón Cambiar fecha muestra la fecha y la hora para editarlas. La cita conserva la duración del servicio, el profesional y la sede. Solo se pueden mover las citas abiertas; una completada, cancelada o de no asistió hay que reabrirla antes.
Si el nuevo horario está ocupado, es pasado o cae en un bloqueo o fuera del horario del profesional, Xenpia lo dice y la cita se queda donde estaba. Los recordatorios se reprograman solos.
Los estados de una cita
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Agendada | Reservada, sin confirmar por el paciente |
| Confirmada | El paciente dijo que viene |
| En sala de espera | Llegó y espera (lo marca el mostrador o el turnero) |
| En consulta | Ya entró a atenderse |
| Completada | Se atendió |
| Cancelada | Se anuló |
| No asistió | No apareció |
Los colores del calendario siguen el estado, y las canceladas y las de no asistencia se ven atenuadas.
Cambiar el color de cada estado
En Agenda → Configuración de agenda → Calendario, la tarjeta Color de cada estado permite elegir un color para cada estado. El color elegido se usa en todas partes: el calendario, la cola de Hoy, el listado de citas, el detalle de la cita y el widget de citas del chat.
- Los colores son de tu empresa: todos los usuarios los ven igual.
- Un estado sin color propio usa el del tema. El botón de restablecer junto a cada estado lo devuelve a ese color.
- Si le das color a Cancelada o No asistió, el calendario usa ese color en vez del gris, aunque siguen viéndose atenuadas.
- Cambiarlos requiere el permiso de configurar la agenda.
Desde el detalle de una cita puedes cambiar de estado:
- Si está agendada: Confirmar, Marcar completada, No asistió.
- Si está confirmada: Marcar completada, No asistió.
- Si está completada, cancelada o de no asistió: Reabrir.
Las citas no tienen borrador: en cuanto se crean, están agendadas. El «borrador» que puedes ver en el módulo de salud es de los documentos clínicos, que es otra cosa.
Sub-estados
Un sub-estado es una etiqueta con color que tu equipo pone encima del estado de una cita, por ejemplo «Pagado», «Esperando exámenes» o «Pre-quirúrgico». Se ven junto al estado en el calendario (un punto de color), en Citas, en Hoy y en el detalle de la cita.
No cambia lo que hace la cita. Una cita «Confirmada · Pagado» sigue siendo Confirmada para los recordatorios, el bot, el turnero y los horarios libres. Si necesitas cambiar el flujo de la cita (por ejemplo, un paso nuevo entre Llegó y En atención), eso es un estado nuevo y hay que pedirlo a soporte.
Crearlos
En Agenda → Configuración → Sub-estados (hace falta el permiso para configurar la agenda):
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Nombre | Lo que se lee en la cita. Mejor corto (20 caracteres o menos), o se corta en el calendario |
| Color | Se muestra junto al color del estado; no lo reemplaza |
| Aplica a | En qué estados se puede elegir. Si la cita sale de ellos, pierde el sub-estado sola |
| Activo | Si lo desactivas deja de ofrecerse, pero las citas que ya lo tienen lo conservan |
Puede haber hasta 30. Mientras editas ves una vista previa de cómo quedará.
Si al guardar quitas un estado de «Aplica a», o borras un sub-estado, y hay citas que lo usan, Xenpia te dice cuántas son antes de guardar. Esas citas no cambian de estado: pierden el sub-estado la próxima vez que cambien de estado, y uno borrado se ve en gris hasta entonces.
Ponerlos en una cita
- En el detalle de la cita, en el campo Sub-estado. Solo se ofrecen los activos que aplican al estado actual; si no hay ninguno, lo dice y te lleva a configurarlos.
- En Hoy, con el botón de etiqueta de cada tarjeta.
Puedes filtrar por sub-estado en el calendario y en Citas.
Bloquear horas
El botón Bloquear horario cambia el calendario a modo bloqueo: arrastras sobre el rango que quieras cerrar y queda inutilizable para reservas. Sirve para vacaciones, un congreso, o el mantenimiento de una sala.
Si el rango que bloqueas pisa citas ya reservadas, Xenpia avisa y te da a elegir entre guardar sin avisar a nadie, o guardar y ofrecer a esos pacientes reagendar.
Enviar un recordatorio a mano
En el detalle de una cita hay un botón para enviar el recordatorio en ese momento. Solo funciona si la cita sigue abierta, no ha pasado ya, y el contacto tiene una conversación por la que escribirle. Ver Recordatorios.
El listado de citas
En Agenda → Citas las citas salen en una tabla, pensada para ver quién viene y a quién hay que llamar. Arriba puedes filtrar por:
- Desde y Hasta: el rango de fechas. Por defecto, de hoy a 30 días.
- Hora desde y Hora hasta: solo las citas que empiezan en esa franja, cualquier día del rango. Sirve, por ejemplo, para ver solo las de la mañana (08:00 a 12:00). La hora es la de la sede de cada cita. Deja un campo vacío para no poner límite por ese lado; la X quita los dos.
- Sede, Piso, Recurso y Estado, y el buscador por paciente, profesional o servicio.
Acciones sobre una cita
El botón ⋮ al final de cada fila abre el menú de la cita: ver el detalle, pasarla al siguiente estado (confirmar, marcar llegada, no asistió…), enviar el recordatorio y cancelarla. Solo aparecen las acciones que esa cita admite en su estado actual.
Acciones sobre varias citas
Marca las casillas de la izquierda (la de la cabecera marca todas las que deja el filtro). Arriba de la tabla aparece una barra con tres acciones:
- Cambiar estado: eliges el estado y se aplica a las citas que pueden pasar a él. Las demás se saltan; antes de aplicar, Xenpia dice cuántas de las seleccionadas cambiarán.
- Enviar recordatorio: solo a las citas abiertas, futuras y con paciente. Cada recordatorio es un mensaje de WhatsApp que se cobra, así que Xenpia pide confirmación con el número exacto.
- Cancelar: cancela las seleccionadas que sigan abiertas.
Al terminar ves cuántas se procesaron y, si alguna falló, el motivo (por ejemplo, que la cita no se reservó por ningún canal y no hay por dónde enviar el aviso).
Las casillas y el menú solo aparecen si tu rol puede gestionar citas.