Recursos, servicios y horarios
Esta es la parte que hay que montar antes de que la agenda sirva de algo. Se configura en Agenda → Configuración y en Agenda → Recursos.
El orden importa: sedes primero, luego tipos de recurso, luego servicios, luego recursos, y por último los horarios de cada recurso.
Sedes
Dónde atiendes. Cada una tiene nombre, zona horaria, dirección y teléfono, y se puede desactivar.
La zona horaria de la sede es la que manda para los horarios y los recordatorios de esa sede. Si tienes sedes en países distintos, esto deja de ser un detalle.
Tipos de recurso
Un recurso es cualquier cosa que se pueda reservar, y los tipos los agrupan en tres categorías:
- Persona: médicos, peluqueros, técnicos.
- Espacio: consultorios, salas, mesas.
- Equipo: un ecógrafo, una máquina.
Cada tipo tiene nombre, código y categoría.
Servicios
Qué se puede reservar. Cada servicio tiene:
- Nombre y código.
- Tipo de recurso que lo presta.
- Duración en minutos.
- Margen en minutos: tiempo que se reserva después de la cita para limpiar, trasladar o simplemente respirar. Ese margen no se ofrece a nadie más.
El margen es lo que evita que la agenda se convierta en una cadena de citas pegadas sin respiro.
Recursos
En Agenda → Recursos. Cada uno tiene nombre, tipo, opcionalmente una sede fija, opcionalmente un usuario vinculado, y la lista de servicios que presta.
- Sede fija: solo para recursos que no se mueven, como una sala. Un profesional que rota entre sedes se deja vacío.
- Usuario vinculado: conecta el recurso con una cuenta de Xenpia, y así esa persona puede ver sus propias citas.
- Piso y Consultorio o sala: dónde atiende dentro del edificio. El piso alimenta el filtro
por piso del calendario y del listado de citas. Escríbelo siempre igual (por ejemplo
1,2oPBpara planta baja), porque cada valor distinto aparece como un piso más. - Etiquetas: para agrupar recursos como tú quieras («Pediatría», «Ecografía», «Planta alta») y filtrar por ellas el calendario, el listado de citas y la pantalla Hoy. Solo se ofrecen las etiquetas creadas en Configuración → Etiquetas con «Se aplica a: Recursos de agenda». Ponerlas y quitarlas requiere poder gestionar todos los recursos; quien solo edita su propia ficha no ve este campo.
En la lista de recursos puedes filtrar por tipo, sede, etiqueta y estado. El filtro de sede incluye a los recursos sin sede fija, porque atienden en todas.
Horarios
Aquí se define cuándo atiende cada recurso: por día de la semana, en qué sede y de qué hora a qué hora.
Es el error más común al montar la agenda. Puedes tener el servicio creado, el recurso creado y todo bien configurado, pero si no le has puesto horario a ese recurso, ni el calendario ni el bot encontrarán ningún hueco libre. La propia pantalla lo avisa cuando la lista está vacía.
Cierres y turnos extra
Las excepciones son los cambios sobre el horario normal, de dos tipos:
- Cierre: no se atiende aunque el horario diga que sí. Vacaciones, festivos, un congreso.
- Turno extra: se atiende aunque el horario diga que no. Un sábado puntual.
Se indican con fecha y hora de inicio y fin, y un motivo. También se pueden crear desde el calendario con el modo de bloqueo.