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Conectar WhatsApp

Cuenta nueva

Si acabas de crear tu cuenta, no necesitas esta página: el paso 3 de la configuración guiada crea la cuenta de canal, la ata a tu asistente y abre la conexión con Facebook por ti. Lo de abajo sirve para conectar más números o reconectar uno desde el panel.

Dónde se conectan los canales​

En la pantalla de edición del bot que va a atenderlos, pestaña Canales, sección Gestionar cuentas y canales del bot. No hay una pantalla de canales aparte.

El orden es siempre este:

  1. Crear nueva cuenta de canal, con un nombre y una descripción. Una cuenta de canal agrupa las vías de contacto de un mismo sitio: por ejemplo «Sede centro» con su WhatsApp y su Instagram.
  2. Seleccionar esa cuenta en el desplegable.
  3. En la tabla de canales, activar el interruptor de WhatsApp y pulsar Conectar.
  4. Guardar canales al terminar.

La tabla muestra el estado de cada canal: Sin configurar, Configurado, Conectado, Activo, Token expirado o, si conectaste el número de tu app, Desconectado desde la app. Un número en coexistencia se muestra con la marca también en la app.

El asistente de WhatsApp​

Tiene cinco pasos: escenario, conexión, número, prueba y listo.

Paso 1: de quién es el número​

Hay tres caminos y elegir bien aquí determina todo lo demás:

  • Número del portafolio de Xenpia. Usas un número que ya gestiona Xenpia. El más rápido.

  • Crear nuevo número en el portafolio de Xenpia. Se da de alta un número nuevo dentro de la cuenta de Xenpia.

    Solo el equipo de Xenpia

    Las dos opciones del portafolio solo las ve un superadmin de Xenpia: el portafolio tiene números de varios clientes. Si tu número va a ser de Xenpia, pídelo al equipo de Xenpia; ellos entran a tu empresa y lo conectan. Un administrador de la empresa solo ve Número propio del cliente, ya elegido.

  • Número propio del cliente. Usas tu propio número y tu propia cuenta de Meta Business. Te preguntará si ya tienes cuenta de Meta Business y qué número vas a conectar:

    • Un número nuevo, sin WhatsApp. Queda solo en Xenpia.
    • El que ya uso en WhatsApp Business. Lo conectas sin borrarlo de la app y sigues atendiendo desde el teléfono. Es lo que Meta llama coexistencia; lo explica la sección siguiente.

Seguir usando WhatsApp Business en el teléfono (coexistencia)​

Si ya atiendes a tus clientes con la app WhatsApp Business, puedes conectar ese mismo número a Xenpia y seguir usándolo en el teléfono. El bot y tú compartís el número: lo que escribe el cliente llega a los dos sitios, y lo que contestas desde el teléfono también aparece en la bandeja de Xenpia.

Qué necesitas​

  • La app WhatsApp Business (no WhatsApp personal) en la versión 2.24.17 o superior. Si el número está en WhatsApp personal, primero pásalo a WhatsApp Business o usa otro número.
  • El teléfono a mano durante la conexión: Meta te pedirá escanear un código QR desde la app.
  • Una cuenta de Facebook que administre el negocio, igual que en cualquier conexión con Meta.

Cómo se conecta​

  1. En el asistente elige Número propio del cliente y, en «¿Qué número vas a conectar?», El que ya uso en WhatsApp Business.
  2. Pulsa Conectar con Meta. En la ventana de Meta elige la opción de conectar tu cuenta existente de WhatsApp Business y sigue los pasos.
  3. Cuando Meta lo pida, abre WhatsApp Business en el teléfono y escanea el código QR. La app te preguntará si quieres compartir el historial de chats.
  4. Al cerrarse la ventana, Xenpia termina la conexión solo: no hay que elegir número ni introducir ningún código. El asistente pasa directamente a la prueba.

Qué se importa​

  • Tus contactos de WhatsApp Business. Los que ya existían en Xenpia no se tocan: ni se renombran ni se juntan con otra ficha.
  • El historial de los últimos 6 meses, si aceptaste compartirlo en la app. Aparece en la bandeja marcado como importado y no cuenta como mensajes sin leer. El bot no contesta nada de ese historial.

Meta envía todo en segundo plano: puede tardar unos minutos. El asistente muestra el estado de la importación y, si algo falló, un botón Reintentar.

Solo durante las primeras 24 horas

Meta solo permite importar contactos e historial en las 24 horas siguientes a la conexión. Pasado ese plazo, la única forma de importarlos es desconectar el número y volver a conectarlo.

Cuando contestas desde el teléfono​

Lo que escribes desde la app aparece en la bandeja con la marca desde el teléfono, y el bot se pausa en esa conversación para no contestar encima de ti. La bandeja lo indica con la etiqueta «Respondiste desde el teléfono». Para que el bot vuelva a atender esa conversación, reactívalo desde la bandeja como cualquier otra pausa.

Qué cambia en la app mientras está conectado​

  • Los chats de grupo siguen en el teléfono, pero no pasan por Xenpia.
  • Se desactivan las listas de difusión, los mensajes temporales y los de ver una vez.
  • Las llamadas siguen solo en el teléfono.
  • WhatsApp para Windows y WearOS dejan de funcionar. Los demás dispositivos vinculados se desvinculan al conectar; puedes volver a vincularlos después.
  • Los mensajes que envías desde la app siguen siendo gratis. Los que envía el bot o Xenpia pasan por la API y los cobra Meta según su tarifa.

Desconectar​

Desde la app: Ajustes → Cuenta → Plataforma empresarial (Business Platform) → Desconectar cuenta. Meta también puede desconectarlo si dejas de usar la app en el teléfono durante mucho tiempo. En los dos casos el canal pasa a Desconectado desde la app en la tabla de canales y el bot deja de responder por ese número. Para volver, repite la conexión.

Paso 2: conectar con Meta​

El botón Conectar con Meta abre una ventana de Facebook donde inicias sesión con la cuenta que administra el negocio, eliges o creas la cuenta de WhatsApp Business y autorizas a Xenpia. Al terminar, la ventana se cierra sola.

Requisitos para que funcione:

  • Estar en https. Desde una dirección local no funciona.
  • No tener el bloqueador de ventanas emergentes activado.
  • Iniciar sesión con una cuenta de Facebook que sea administradora del negocio.

Si la ventana de Meta no es una opción, hay una alternativa manual con System User Token y WABA ID, y el botón Conectar con token. Es para casos donde ya tienes esos datos de antes.

Paso 3: el número​

Confirmas qué número de los disponibles quedará asociado a esta cuenta de canal. Con Conectar con Meta este paso solo aparece si tu cuenta de WhatsApp Business tiene varios números; con uno solo (y siempre en coexistencia) el asistente lo salta.

Paso 4: la prueba​

Puedes mandarte un mensaje de prueba a ti mismo o darle a Omitir prueba. Recomendable hacerla: es mucho mejor descubrir ahora que algo falla que cuando escriba un cliente.

Paso 5: finalizar​

Finalizar y ya. Vuelve a la tabla de canales, comprueba que el interruptor de WhatsApp está encendido y pulsa Guardar canales.

Reconectar​

Si más adelante el estado pasa a Token expirado, el botón dirá Reconectar. Es el mismo asistente: los permisos que da Meta caducan y hay que renovarlos.

Sobre las plantillas de WhatsApp​

WhatsApp solo te deja escribir libremente a alguien dentro de las 24 horas siguientes a su último mensaje. Fuera de esa ventana hay que usar una plantilla aprobada previamente por Meta.

Xenpia no tiene un editor general de plantillas: para crear las tuyas se usa el administrador de WhatsApp de Meta. Hay dos excepciones:

  • El recordatorio de cita. Xenpia puede crear por ti su plantilla, ya redactada y con los botones de confirmar y cancelar, desde Salud → Configuración → Recordatorios. Es la que permite avisar a pacientes que nunca escribieron o que llevan más de 24 horas sin escribir. Ver Pacientes sin chat previo.
  • Usar las que ya tienes. El nodo Plantilla Meta del editor de flujos carga las plantillas aprobadas de tu número automáticamente.

Formularios (WhatsApp Flows) enviados por el bot​

El bot también puede enviar una plantilla con formulario por decisión propia, por ejemplo para pedir los datos de un paciente nuevo. Para eso, en el prompt del bot indica el nombre exacto de la plantilla y su idioma, tal como aparecen en el administrador de Meta.

  • El bot solo dice que envió el formulario cuando WhatsApp lo aceptó. Lo envía en el momento y espera la respuesta de Meta antes de contestar. El formulario llega antes que el texto del bot de ese mismo turno, y si no se pudo enviar, el texto que el bot hubiera preparado a la vez para anunciarlo se descarta.
  • Si no se puede enviar, el paciente no ve ningún error y el bot pide los mismos datos por chat. Pasa cuando la plantilla no existe, no está aprobada, está en otro idioma o Meta la rechaza (por ejemplo, un Flow en borrador).
  • Lo que el paciente rellena llega al bot como un mensaje más, y en la bandeja lo verás como la respuesta del formulario.

Que Meta acepte el envío no garantiza que le llegue al teléfono: si el número no tiene WhatsApp o bloqueó al negocio, el fallo llega más tarde y el bot no se entera. Si un paciente dice que no recibió el formulario, el bot debe pedirle los datos por chat; conviene decirlo en el prompt.