Qué puede hacer un bot
Además de contestar, el bot puede hacer cosas de verdad en el sistema. Cada una se activa por separado desde la pantalla de edición del bot (la búsqueda en el catálogo en la pestaña Conocimiento; agenda, documentos, consultas a APIs y avisos en Capacidades; las palabras clave en Cumplimiento), y las de un módulo solo aparecen si ese módulo está activo.
Buscar en tu catálogo
En la tarjeta de conocimiento y herramientas hay un interruptor para permitir la búsqueda en el catálogo. Con él encendido, cuando alguien pregunta «¿tenéis algo vegetariano para cuatro?», el bot busca en tus productos y responde con lo que encuentre.
Puedes acotarlo:
- Restringir a estos catálogos, para que un bot de restaurante no ofrezca productos de la tienda.
- Resultados por consulta, cuántos productos como máximo mirar.
- Puntuación mínima de relevancia, para que no conteste con cosas que no vienen a cuento. Súbelo si el bot ofrece cosas raras; bájalo si dice que no tiene nada cuando sí lo tienes.
La búsqueda es por significado, no por palabras exactas: encuentra «sofá compacto» aunque el producto se llame «módulo de dos plazas». Ver Productos.
Agendar citas
Si el módulo de agenda está activo, la tarjeta de agenda permite que el bot gestione citas. Con eso puede consultar huecos libres, decir qué profesionales prestan un servicio, reservar, listar las citas de quien escribe, confirmarlas y cancelarlas.
Puedes limitar en qué sedes y servicios trabaja, y con cuántos días de antelación como máximo puede reservar. Ver Cómo agenda el bot.
También decides qué datos pide antes de reservar: solo el nombre, o además el documento y la fecha de nacimiento, que entonces son obligatorios y evitan fichas duplicadas del mismo paciente. Ver A nombre de quién queda la cita.
Enviar documentos clínicos
Con el módulo de salud, la tarjeta de documentos permite el autoservicio del paciente: alguien pide su receta por WhatsApp y el bot le manda un enlace para verla y descargarla. Ver Recetas y pedidos.
Hay un segundo modo, de asistencia al médico, que todavía no está operativo: aparece en la pantalla marcado como próximamente.
Callarse cuando toca
La tarjeta de cumplimiento define las palabras clave que hacen que el bot deje de responder o pase la conversación a una persona. Es donde se configura que un «quiero hablar con alguien» o un «STOP» tengan el efecto que deben tener.
Transferir a un asesor por decisión del bot
Las palabras clave solo reaccionan a frases exactas. Para los casos que el bot tiene que reconocer por el sentido («me cubre la empresa», «vengo por el seguro»), el bot puede transferir la conversación por su cuenta:
- Deja al bot en pausa en esa conversación, igual que una palabra de traspaso. Los siguientes mensajes del paciente ya no los contesta el bot, sino un agente desde la bandeja.
- El bot se despide con una frase breve diciendo que un asesor le atenderá.
- Para devolverle la conversación al bot, activa el interruptor Bot activo en la bandeja.
El bot solo transfiere cuando sus instrucciones se lo indican o cuando la persona pide hablar con alguien. Escríbelo en el prompt, por ejemplo:
Si el paciente indica que viene por seguro, convenio o aseguradora, transfiere la conversación a un asesor con el motivo «seguro» y despídete.
El motivo aparece como etiqueta en la bandeja hasta que alguien vuelve a encender el bot. Ver Por qué se transfirió.
Etiquetar conversaciones
El bot también puede etiquetar una conversación sin transferirla, con las etiquetas de Configuración → Etiquetas. Solo usa etiquetas que ya existen y no se lo menciona al paciente. Ver Etiquetas de conversación.
Consultar tus APIs
Si el bot tiene fuentes de datos de tipo API (por ejemplo, una consulta de deudas por placa), la IA puede llamarlas por su cuenta cuando la conversación lo pide, sin un nodo por cada consulta.
En la edición del bot, pestaña Capacidades, tarjeta Consultas a APIs:
- Activa Permitir que la IA consulte APIs.
- Marca las fuentes que puede usar. Solo aparecen las APIs de este bot.
- Guarda.
Qué conviene saber:
- Marca solo APIs de consulta. Una API que crea o cambia registros quedaría al alcance de la IA.
- La IA elige la fuente por su nombre y rellena los
{{parámetros}}de la URL o del cuerpo. Una buena descripción en la fuente le dice cuándo usarla. - Una fuente con una variable en el dominio (
https://{{host}}/...) no se puede marcar: la IA nunca decide a qué servidor se llama. - Solo se llama por
https, con 10 segundos de espera y un máximo de 3 consultas por mensaje. Si la API falla, la IA lo dice y no reintenta en ese mensaje.
Usar la cédula registrada del contacto
En la misma tarjeta, Usar la cédula registrada del contacto sirve para que un usuario que ya está en tu agenda no tenga que volver a escribir su cédula: el bot se la confirma («tu cédula es 1710034065, ¿es correcta?») y la usa en las consultas.
Viene apagado. Actívalo solo si el bot la necesita: quien escribe desde un teléfono compartido verá la cédula de la persona registrada con ese número.
Enviar avisos a tu equipo
La IA puede avisar a personas de tu equipo, por ejemplo al centro de emergencias cuando alguien reporta una, sin un nodo de envío en el flujo.
En la tarjeta Avisos, añade un destino por fila:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Clave | El nombre corto que usa la IA, en minúsculas: emergencias, denuncias |
| Cuándo usarlo | Una frase para la IA: «Una emergencia vial o de riesgo» |
| Canal | Correo o WhatsApp |
| Contacto | Quién lo recibe, de tu agenda. Escribe al menos dos letras de su nombre, correo o teléfono para buscarlo |
Varias filas con la misma clave envían el aviso a todas. La IA solo elige la clave; la dirección sale siempre del contacto, así que un mensaje del usuario no puede desviar el aviso.
Cada aviso lleva delante «Aviso automático del asistente» y la conversación de origen. Una misma conversación envía como mucho 3 avisos por clave al día.
WhatsApp solo entrega un mensaje de texto libre si ese contacto escribió al número del bot en las últimas 24 horas. Para avisar a tu equipo, usa el correo, o pide a la persona que escriba al bot antes.
Desactivar herramientas en un paso concreto
Si usas flujo visual, dentro del nodo de IA puedes desactivar herramientas solo para ese tramo. Útil cuando quieres que en cierto punto de la conversación el bot informe pero no reserve nada.
En el nodo, Herramientas del agente muestra cuántas están activas y las agrupa por lo que hacen: Buscar información, Mensajes enriquecidos, Conversación, Agenda, Salud, Contacto y CRM y Especialistas. Los grupos empiezan plegados:
- El interruptor de cada herramienta la activa o la desactiva para ese paso. El del grupo cambia todas a la vez.
- El buscador encuentra una herramienta por su nombre o por lo que hace («cita», «imagen»).
- Una etiqueta como Solo WhatsApp avisa de que solo funciona en algunos canales. El botón ⓘ explica qué hace y en qué canales llega completa o adaptada como texto.
- En un nodo que trabaja en segundo plano (no le habla al cliente, guarda su resultado en una variable) las herramientas que envían algo al cliente salen bloqueadas: imágenes, botones, listas, plantillas, documentos o pedir la ubicación. Las demás sí actúan, así que un nodo en segundo plano puede, por ejemplo, reservar una cita o pasar la conversación a un asesor.
- Módulo no activo indica que dependen de un módulo apagado: puedes dejarlas configuradas, pero el bot no las usará hasta que lo actives en Aplicaciones.
Si apagas un módulo en Aplicaciones, las herramientas que dependen de él dejan de estar disponibles para todos los bots, aunque las tuvieras activadas. Los datos no se pierden: al volver a activarlo, todo sigue igual.